Julkisen AiBertin tietosuojaseloste
Keitä seloste koskee. Tämä seloste koskee Julkista AiBertia (talo.aibert.fi). SKH:n asiakkaiden AiBertista (skh.aibert.fi) kerrotaan SKH-Isännöinti Oy:n rekisteriselosteessa: skh.fi/rekisteriselosteet.
Tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklat 13 ja 14. Päivitetty 30.10.2026. Tämä seloste täydentää SKH-Isännöinti Oy:n yleistä tietosuojaselostetta (skh.fi/rekisteriselosteet).
1.1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
SKH-Isännöinti Oy (y-tunnus 0494478-9), Beckerintie 8, 00410 Helsinki. Tietosuoja-asiat: Juha Kulomäki, asiakaspalvelu@skh.fi, 045 491 22 82.
1.2 Mitä palvelu on ja kenen tietoja käsitellään
AiBert (www.aibert.fi) on tekoälyyn perustuva palvelu asunto-osakeyhtiöiden hallituksille. Palvelussa käsitellään kahdenlaisia tietoja, ja SKH:n rooli on niissä eri:
| Tiedot | Kenen | SKH:n rooli |
|---|---|---|
| Käyttäjätiedot | Palvelun käyttäjät (hallituksen jäsenet ja kutsutut) | Rekisterinpitäjä |
| Taloyhtiön aineisto | Osakkaat, asukkaat, yhtiön sopimuskumppanit ja muut, joiden tietoja yhtiön asiakirjoissa ja sähköpostissa on | Käsittelijä taloyhtiön lukuun. Taloyhtiö on rekisterinpitäjä |
| SKH:n oma käyttö taloyhtiön aineistosta (myynti, tarjous, tuki, hinnoittelun kehittäminen) | Talon yhteyshenkilöt ja yhtiötason tiedot | Rekisterinpitäjä |
| Taloyhtiön posti ja tiedot SKH:n isännöintiasiakkuuden aikana | Talon postin lähettäjät ja muut, joiden tietoja aineistossa on | Käsittelijä taloyhtiön lukuun; SKH isännöitsijänä vastaanottaa välitetyn postin ja siirretyt tiedot isännöintisopimuksen perusteella |
1.3 Käyttäjätiedot (SKH rekisterinpitäjänä)
| Tietoryhmä | Sisältö | Tarkoitus | Peruste |
|---|---|---|---|
| Tunnistustiedot | Nimi, syntymäaika, henkilötunnuksesta muodostettu avaintiiviste | Käyttäjän yksilöinti ja hallitusaseman toteaminen | Sopimus; henkilötunnus: tietosuojalain 29 § (yksiselitteinen yksilöinti) |
| Yhteystiedot | Sähköpostiosoite, puhelinnumero (vapaaehtoinen) | Viestintä, kutsut, ilmoitukset | Sopimus |
| Sähköpostiosoite ilmoituksiin | Liittyessä annettu osoite | Palvelun ilmoitukset (esim. ennen aineiston poistoa); ei käytetä tunnistukseen; markkinointiin käyttöehtojen 2.5d mukaan, ellei käyttäjä ole kieltänyt sitä | Sopimus; säilytetään käyttäjyyden ajan |
| Rooli ja jäsenyys | Taloyhtiö, rooli, kutsuja ja kutsun vakuutus aikaleimoineen, kaupparekisteriotteen tarkistustulos | Pääsynhallinta | Sopimus, oikeutettu etu |
| Kirjautumistiedot | Kirjautumistavat (pankkitunnistus, pääsyavain, linkitetty Google/Apple/Microsoft-tili), istunnot, laite | Tietoturva | Oikeutettu etu |
| Maksutiedot | Tilaus, jaksot, maksut, maksutapa (korttitietoja ei tallenneta, vain maksunvälittäjän tunniste) | Laskutus | Sopimus, kirjanpitolaki |
| Käyttö- ja lokitiedot | Toiminnot palvelussa, SKH:n henkilöiden ja ylläpidon lukuloki perusteineen (näkyy taloyhtiön hallitukselle), virhelokit | Tietoturva, väärinkäytösten esto, palvelun kehittäminen | Oikeutettu etu |
| Keskustelut | Käyttäjän keskustelut AiBertin kanssa. Näkyvät vain aloittajalle ja vain siinä talossa; henkilötunnus poistetaan ennen tallennusta | Palvelun tuottaminen | Sopimus; säilytetään talon aineiston mukaan, poistetaan pyynnöstä |
| Kehitysehdotukset | Käyttäjän ehdottamat aiheet ja äänet. Ehdottajan ja äänestäjän tunniste ja nimi näkyvät vain palvelun ylläpidolle; muut näkevät aiheen ja äänimäärän. Aiheesta poistetaan tunnistetiedot tekoälyn avulla | Palvelun kehittäminen käyttäjien toiveiden mukaan | Oikeutettu etu; aihe säilyy niin kauan kuin se on listalla, äänet poistetaan 12 kk käyttäjyyden päättymisestä |
| Käyttörajojen laskurit | Toimintojen määrät ja tekoälyn kustannus käyttäjittäin (tunniste pseudonymisoitu) ja taloittain päivä- ja kuukausijaksoissa | Käyttörajojen valvonta, kustannusten hallinta, väärinkäytön esto | Sopimus, oikeutettu etu; säilytys asiakassuhteen ajan + 12 kk |
| Markkinointikielto | Kielto, sen aika ja tapa (asetus / viestin linkki) | Kiellon noudattaminen | Lakisääteinen velvoite / oikeutettu etu; säilytetään, kunnes käyttäjä kytkee markkinoinnin takaisin tai tili poistetaan |
| Push-tunniste | Laitekohtainen ilmoitusosoite ja -avaimet (selaimen push-palvelun tunniste), valitut ilmoitusaiheet, viimeisin onnistunut toimitus | Ilmoitusten toimitus laitteelle, jolle käyttäjä on antanut luvan | Sopimus; poistetaan, kun lupa perutaan tai käyttäjyys päättyy. |
Henkilötunnusta ei tallenneta selväkielisenä. Se muutetaan tunnistuksen yhteydessä heti avaintiivisteeksi, jolla sama henkilö tunnistetaan eri taloissa ja laitteissa.
Tietolähteet: käyttäjä itse, vahvan sähköisen tunnistuksen välittäjä (Idura / Finnish Trust Network), Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteri (Virre-ote ja avoin data), kutsuja ja maksunvälittäjä (Paytrail).
1.4 Taloyhtiön aineisto (SKH käsittelijänä)
Taloyhtiö tallentaa palveluun asiakirjojaan ja sähköpostiaan, ja palvelu ylläpitää niistä yhtiön rekistereitä (esim. osakkaat, huoneistot, vastikkeet, lainaosuudet). Näissä tiedoissa rekisterinpitäjä on taloyhtiö, ja SKH käsittelee niitä taloyhtiön lukuun henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Tietoja näkevät talon hallituksen jäsenet ja heidän roolinsa perusteella kutsumansa henkilöt sekä SKH:n nimetyt henkilöt (kohta 1.5). Rekisteröidyn oikeuksia näihin tietoihin käytetään ensisijaisesti taloyhtiön kautta; SKH avustaa yhtiötä.
Palvelu ylläpitää taloyhtiön rekistereitä yhtiön asiakirjoista, kaupparekisteriotteesta ja talon sähköpostista. Rekistereissä on myös osakkaiden ja hallituksen jäsenten nimiä, huoneistokohtaisia tietoja sekä taloyhtiön palveluntarjoajien ja muiden yhteistahojen yhteyshenkilöiden nimiä, rooleja ja yhteystietoja, jotka palvelu poimii talon postista ja asiakirjoista.
Taloyhtiön sähköpostiin (@aibert.fi) kirjoittavan henkilön viesti käsitellään tekoälyn avulla, ja siihen laaditaan vastausluonnos, jonka hallituksen jäsen tarkistaa ja lähettää. Hallituksen valinnasta viesti voidaan ohjata taloyhtiön isännöitsijälle, ja talon osoitteesta lähtevät viestit voivat mennä kopiona isännöitsijälle; hallitus näkee vastaanottajat ja kopiot luonnoksessa ja voi muuttaa niitä ennen lähetystä. Kun taloyhtiö on SKH-Isännöinti Oy:n isännöintiasiakas, talon posti käsitellään asiakkuuden ajan SKH:n asiakkaiden AiBertissa sen selosteen mukaisesti.
Kun taloyhtiöstä tulee SKH:n isännöintiasiakas tai asiakkuus päättyy, taloyhtiön tiedot siirretään hallituksen jäsenen hyväksynnällä tai SKH:n ylläpitäjän tekemänä hallituksen puolesta SKH:n asiakkaiden AiBertiin ja takaisin; siirto kirjataan, Julkisen AiBertin kopio poistetaan 3 kk onnistuneen siirron jälkeen, ja SKH säilyttää siirtopaketin kopiot 10 vuotta (käyttöehdot 2.11a).
Käyttäjän tallentamat nauhoitteet (esim. kokousnauhoitteet) muunnetaan tekstiksi puheentunnistuksella (Microsoft Azure AI Speech, EU), ja nauhoite ja teksti tallennetaan talon aineistoon.
1.5 SKH:n oma käyttö (SKH rekisterinpitäjänä)
- Neljä nimettyä SKH:n työntekijää näkee palvelussa olevien taloyhtiöiden aineiston myynti-, tarjous- ja tukitarkoituksessa. Avaamisista pidetään lokia. Peruste: oikeutettu etu (palvelun tuki ja SKH:n palvelujen tarjoaminen taloyhtiölle).
- SKH käyttää palveluun tuotua ja palvelussa syntyvää aineistoa, joka ei sisällä henkilötietoja (esimerkiksi taloyhtiön talous-, kulu-, kulutus-, korjaus- ja kiinteistötiedot), palvelun käyttötilastoja (tietoja toimintojen käytöstä, ei keskustelujen sisältöä) sekä niistä muodostettuja koosteita palvelun sekä SKH:n liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseen. Kehitystyössä käytetään vain asiakirjoista poimittuja lukuja (kuten kulut, hinnat ja korjaukset), ei asiakirjoja sellaisinaan; asiakirjoista ei poisteta henkilötietoja, koska ne ovat taloyhtiön asiakirjoja. Koosteet esitetään muille vain vähintään viiden taloyhtiön tasolla, niin ettei yksittäistä taloyhtiötä tai henkilöä voi tunnistaa. Henkilötietoja ei käytetä kehitystyöhön, eikä niistä muodosteta henkilöprofiileja. Taloyhtiön aineistoon sisältyvissä henkilötiedoissa SKH on käsittelijä (kohta 1.4).
- SKH:n ylläpito tarkastelee taloyhtiön tietoja vain palvelun toimivuuden, vikojen selvittämisen ja tietoturvan vuoksi; peruste kirjataan, ja käynnit näkyvät hallitukselle. Peruste: sopimus (käsittelijänä) ja oikeutettu etu (tietoturva).
- SKH:n palvelun ylläpito näkee käyttötilastot taloyhtiötasolla (mitkä talot käyttävät palvelua ja kuinka paljon) palvelun ylläpitoa varten. Kehitystyössä käyttötilastoja käytetään vain koostettuina tai käyttäjästä irrotettuina.
- Kun hallitus pyytää tarjousta tai sopimusta, yhteyshenkilöiden tiedot siirtyvät SKH:n markkinointi- ja asiakasrekisteriin (ks. yleinen seloste).
- SKH voi ottaa yhteyttä palvelua koskevissa asioissa (sopimus) ja lähettää tietoa palvelun uusista ominaisuuksista sekä AiBertin ja SKH-Isännöinnin palveluista ja tarjouksista, ellei käyttäjä ole kieltänyt sitä; peruste oikeutettu etu (suoramarkkinointi), kielto omista asetuksista tai viestin linkistä.
1.6 Tekoäly ja automaattinen päätöksenteko
Palvelu käyttää tekoälyä asiakirjojen lukemiseen ja luokitteluun, kysymyksiin vastaamiseen ja luonnosten laatimiseen. Palvelu ei kouluta tekoälymalleja taloyhtiöiden aineistolla; vastaukset muodostetaan kysymyshetkellä hakemalla talon aineistosta. Käyttäjälle kerrotaan aina, että hän asioi tekoälyn kanssa. Palvelu ei tee rekisteröityä koskevia oikeusvaikutteisia automaattisia päätöksiä: isännöintitarjouksen vahvistaa SKH:n työntekijä, ja sähköpostivastaukset lähettää hallituksen jäsen. Tekoälypalvelu toimii EU:ssa. Tekoälypalvelun tarjoaja (Microsoft, Azure OpenAI) ei käytä palveluun syötettyjä tietoja eikä vastauksia tekoälymallien kouluttamiseen, eivätkä tiedot ole OpenAI:n saatavilla. Microsoft voi säilyttää syötteitä enintään 30 päivää väärinkäytösten valvontaa varten.
1.7 Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Tietoja ei myydä eikä luovuteta muiden markkinointiin. Taloyhtiön isännöitsijä saa talon postia hallituksen valinnasta (kopio-osoite, ohjaus) ja SKH-Isännöinti Oy isännöitsijänä isännöintiasiakkuuden aikana (välitys, siirrot). Käsittelyssä käytetään seuraavia alihankkijoita:
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Sijainti |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure) | Palvelimet, tietokannat, tallennus, tekoäly, puheentunnistus (Azure AI Speech) | EU |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Sähköpostin vastaanotto ja lähetys | EU (Tukholma) |
| Idura A/S | Vahva sähköinen tunnistus | EU |
| Paytrail Oyj | Maksunvälitys | Suomi |
| Patentti- ja rekisterihallitus | Kaupparekisteritiedot (tietolähde) | Suomi |
Tiedot tallennetaan ja käsitellään EU:ssa. Osa palveluntarjoajista on EU:n ulkopuolisten konsernien tytäryhtiöitä; niiden kanssa on tehty EU:n vakiolausekkeisiin perustuvat sopimukset, ja ne ovat sitoutuneet EU–USA-tietosuojakehykseen.
1.8 Säilytysajat
| Tiedot | Säilytys |
|---|---|
| Käyttäjätiedot | Käyttösuhteen ajan ja 12 kk sen jälkeen |
| Maksu- ja kirjanpitotiedot | Kirjanpitolain mukaan (6 vuotta tilikauden lopusta) |
| Lokit | 24 kk |
| SKH:n henkilöiden ja ylläpidon pääsyloki (kuka, rooli, minkä talon ja mitä sivuja avasi, milloin, millä perusteella; ei sisältöä; näkyy taloyhtiön hallitukselle) | 24 kk |
| Sähköpostiosoite ilmoituksiin | Käyttäjyyden ajan |
| Kehitysehdotukset | Aihe niin kauan kuin se on listalla; äänet 12 kk käyttäjyyden päättymisestä |
| Push-tunniste | Kunnes lupa perutaan tai käyttäjyys päättyy; toimimaton tunniste poistetaan heti. Lähetys- ja avausloki 24 kk ilman sisältöä. |
| Taloyhtiön aineisto | Niin kauan kuin talolla on käyttäjiä. Käyttäjätön talo jäädytetään, ja aineisto poistetaan 12 kk:n kuluttua kahden ennakkoilmoituksen jälkeen; aineisto on sitä ennen ladattavissa |
| SKH:n perustama talo, johon hallitus ei liity | 12 kk perustamisesta |
| Siirtoloki (mitä siirrettiin, kuka hyväksyi, milloin, määrät) | niin kauan kuin taloyhtiön aineistoa säilytetään palvelussa |
| Julkisen AiBertin kopio SKH:lle siirretystä talosta | 3 kk onnistuneesta siirrosta |
| SKH:n kopio siirtopaketista | 10 vuotta |
| Käyttörajojen laskurit | asiakassuhteen ajan + 12 kk |
| Markkinointikielto | kunnes peruttu tai tili poistettu |
1.9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa, oikaista ne, pyytää niiden poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja saada tietonsa siirrettävässä muodossa. Pyynnöt: asiakaspalvelu@skh.fi. Taloyhtiön aineistoa koskevat pyynnöt ohjataan taloyhtiölle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
1.10 Tietoturva
Tiedot ovat salattuina EU:ssa sijaitsevissa palvelimissa. Taloyhtiöiden aineistot on erotettu toisistaan ja SKH:n asiakasjärjestelmistä. Pääsy perustuu vahvaan tunnistukseen ja taloyhtiökohtaisiin oikeuksiin, ja käsittelystä pidetään lokia.